有一種執著，叫何時辦活動：為了新港廟會辦桌，我們一次次親自跑現場

發布日期：2026-04-16 ｜ 作者：許采原

真的不是在開玩笑，為了五月初那場新港廟會的辦桌，我們團隊真的是拚了。很多人以為，辦一場活動就是打幾通電話、訂訂餐廳就好，更何況只是個一日遊。但在何時旅遊(Horaz)，如果一場活動我們不親自跑、不親自對接，心裡真的不踏實。這篇文章，想老實地把這份「執著」攤開來，跟你說說一場看起來簡單的辦桌活動背後，我們到底在忙些什麼。

辦活動，從來不是打幾通電話訂訂餐廳

我得承認，「辦活動就是訂訂餐廳、發發通知」這個印象，其實離真相很遠。一場活動真正的難度，不在那幾通看得見的電話，而在那些隱藏在現場、不站到當地就看不出來的細節。地圖上看起來順暢的動線，實際走一遍可能卡得要命；想像中很棒的關卡位置，到了現場才發現會擋住人潮。

所以對我來說，一場活動如果沒有親自跑、親自對接，心裡是不會踏實的。哪怕只是一日遊，我也寧可多跑幾趟，把每一個可能出錯的環節，在當天之前就先攤在陽光下看清楚。這不是不信任同事，而是我相信——只有人真的站在現場，問題才會誠實地浮現出來。

第二次衝新港，而且一定會有第三次

講具體一點。為了這場新港廟會，這已經是我們第二次衝新港開會了，而且我可以很有把握地預告：絕對會有第三次。

每一次的流程都長這樣：我們的線控同仁先從台北搭高鐵到苗栗跟我會合，我們再從苗栗一起開兩個小時的車，直衝新港。一趟下來不算近，但每一次到現場，能討論、能拍板、能修正的東西，都比在辦公室裡多太多了。

更有意思的是，每一次下去，參與開會的人數都越來越多。一開始可能只是幾個人，後來大家都被這場活動的細節給捲了進來——你一句、我一句，原本沒注意到的問題就被翻出來。這種「越滾越大」的投入，不是被逼出來的，而是當每個人都真正在乎一件事的時候，自然會發生的事。

大家看到的是幾點吃飯，我們在意的是這些細節

對參加的家庭來說，當天看到的可能只是一張行程表：幾點集合、幾點玩、幾點吃飯。但在我們無數次的會議與現場踩線中，真正反覆被討論的，是藏在這張表底下的三件事。

第一，每一個遊戲的安排。關卡不是放上去就好，我們會一直問：這個遊戲孩子會不會玩得不知所以然？規則清不清楚、難度合不合適、玩完之後有沒有留下一點什麼？一個讓孩子真正投入的關卡，背後是反覆推敲過的。

第二，人員的分工調度。誰負責引導、誰負責安全，這些在現場必須清清楚楚。活動當天人一多，任何一個環節沒人顧到，體驗就會打折。所以我們會把每個人的位置與責任，一個一個對清楚。

第三，動線流程與時間點。我常說，我們要在「對的時間，給出對的感動」。什麼時候該玩、什麼時候該停下來吃飯、人潮怎麼走不會塞住——這些時間點的拿捏，全都得靠一次次走過現場才抓得準。這也是為什麼，光靠電話和地圖，我永遠不會放心。

拿到可遮風避雨的獨家場域，辦桌不看天氣臉色

在這幾趟跑現場的過程裡，最讓我興奮的，是這一次我們拿到了一個很棒的獨家場域。

它就在市場旁邊，位置很理想，而重點是——它可以遮風避雨，又通風。這件事對辦桌來說太關鍵了。戶外辦桌最怕的就是天氣，萬一當天下雨，整場活動的節奏跟心情都會被打亂。有了這個場域，辦桌那天我們就不必擔心天氣如何，能風雨無阻地讓大家安心坐下來，好好吃一頓飯。

說真的，一個「萬一下雨怎麼辦」的問題，看起來很小，卻是我覺得一定要先想清楚的功課。把這種看不見的風險先擋下來，當天大家才能真正放鬆地玩、放心地吃。

帶著所有領隊，親自走一次現場

接下來，我們還會有第三次的現場流程對接。而這一次，我會帶著所有的工作人員，包含當天的領隊們，全部親自走一次現場位。

我要確保每一個人都清楚：這條巷子轉過去是什麼、那個闖關點的意義在哪裡。帶隊的人對場地了然於心，當天的引導才會穩；引導穩了，參加的家庭才能玩得安心、玩得盡興。這一步，是把前面所有準備真正「落地」到每個人身上的關鍵。

說來不怕你笑，看著這份行程表，連我自己都好期待那天快點到。我甚至想帶我自己的孩子一起來玩——因為連我都覺得，那些遊戲設計真的超棒的。當一個辦活動的人，自己都會被自己準備的東西打動，我想這場活動大概就有底氣了。

對了，順帶分享一個回程車上的小插曲。那天我跟國內線控一路上很認真地討論：「我們要不要乾脆來開暑假國內營隊？」聊著聊著，我們都笑了——是不是聊著聊著，何時旅遊真的快變成一間活動公司了？這個念頭先暫且擱一邊，除非大家很踴躍想參加。另外我也很想知道，大家對三天兩夜的屏東夜宿海生館有沒有興趣？就是住在海生館裡，睜開眼睛就能看見魚兒在你眼前游來游去，感覺像睡在大海裡一樣；另一晚再安排獨棟小木屋，一家人自己住一棟，好好享受度假感。這些都還只是發想，但你的反應，會決定它們有沒有機會成真。

繞了一圈再說回新港廟會。這份「非得親自跑現場不可」的執著，說到底，是何時旅遊看待每一場活動的方式——我們相信，被認真對待過的細節，會在你身上變成踏實又安心的體驗。

常見問題 FAQ

Q1. 辦一日遊活動，為什麼要一次次親自跑現場？

因為很多看不見的細節，只有站在現場才會浮現。光靠電話訂餐廳、看地圖規劃，沒辦法判斷一個遊戲關卡的位置會不會卡住人潮、辦桌場地當天會不會受天氣影響、領隊帶隊的動線順不順。為了新港廟會這場活動，我們的線控同仁先從台北搭高鐵到苗栗會合，再一起開兩小時車直衝新港——這已經是第二次，而且還會有第三次。每一次到現場，能討論、能修正的東西都更具體，這份踏實感是隔著螢幕換不到的。

Q2. 你們在現場到底會討論哪些細節？

大家當天看到的可能只是幾點集合、幾點吃飯，但我們在現場反覆討論的是三件事：每一個遊戲的安排（孩子會不會玩得不知所以然？關卡的意義清不清楚？）、人員的分工調度（誰負責引導、誰負責安全），以及動線流程與時間點（要在對的時間，給出對的感動）。這些不是坐在辦公室能拍板的，得真的走過那條巷子、站在那個闖關點，才知道順不順。

Q3. 辦桌當天遇到下雨怎麼辦？

這正是我們反覆跑現場想解決的問題之一。這次很幸運地拿到一個就在市場旁邊的獨家場域，重點是它可以遮風避雨又通風。所以辦桌那天不必看天氣臉色，大家可以風雨無阻地坐下來，好好吃一頓飯。為一場活動先把「萬一下雨」想清楚，是我們覺得該做的功課。

Q4. 活動當天的領隊，事前有先熟悉過現場嗎？

有，而且是親自走一次。在第三次的現場流程對接裡，會帶著所有工作人員、包含當天的領隊們，全部實地走一遍現場位。我們要確保每個人都清楚「這條巷子轉過去是什麼」「那個闖關點的意義在哪裡」。當帶隊的人對場地了然於心，當天的引導才會穩，家庭也才能玩得安心。

Q5. 聽說你們還在想開暑假國內營隊、屏東夜宿海生館，是真的嗎？

這些目前都還在發想階段。回程車上，我跟國內線控確實認真聊起「要不要乾脆來開暑假國內營隊」，也很想知道大家對三天兩夜的屏東夜宿海生館有沒有興趣——睡在海生館裡，睜開眼睛就看見魚兒在眼前游來游去，另一晚安排獨棟小木屋，一家人自己住一棟。會不會成形，要看大家的反應夠不夠踴躍。現階段我們把心力先放在把新港廟會這場活動辦到最好。

本文作者｜許采原

何時旅遊 董事長｜親子旅遊專家

深耕親子旅遊市場，致力於將「教育、陪伴與探索」融入行程架構。

專長：#親子旅遊設計 #分齡教育旅行 #家族客製化 #品牌經營

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